Tour Operating: matrimoni, cerimonie e eventi leisure

Non solo turismo culturale o enogastronomico: l’Italia è da anni una delle mete più ambite per il turismo legato ad eventi leisure e matrimoni. Un fenomeno in costante crescita nell’industria turistica italiana, quello del turismo del wedding che porta operatori e coppie straniere a scegliere l’Italia come palcoscenico perfetto per l’organizzazione di cerimonie e eventi privati.

Con Turismo Matrimoniale si fa riferimento ad un’offerta di viaggio rivolta a persone che vogliono viaggiare all’estero con lo scopo di celebrare un matrimonio o momenti ad esso correlati – come l’addio al celibato, al nubilato o la luna di miele.

La location perfetta

Hotel di lusso, dimore storiche, ville, castelli e location non convenzionali sono le sedi coinvolte nell’organizzazione di cerimonie nei mesi primaverili ed estivi, tendenzialmente da aprile a settembre.

La bellezza del nostro Paese è di fondamentale importanza nella scelta della location. La cerimonia delle coppie straniere è però vissuta come un evento esperienziale, coinvolgente ed emozionante, in cui tutti gli ospiti vivono e sono circondati dal gusto, dalla tradizione enogastronomica, dalla cultura, dallo stile italiano e dal mito della “dolce vita“.

Le coppie di tutto il mondo che organizzano il loro matrimonio in Italia tra i canali di Venezia, nelle campagne in Toscana, davanti al Colosseo o sotto la Cupola del Brunelleschi sono senza dubbio inguaribili romantici con spiccato gusto estetico e senza problemi di budget.

I dati del turismo del matrimonio in Italia

La richiesta da parte delle coppie straniere di sposarsi in Italia è un business che cresce ogni anno e che genera oltre 540 milioni di euro l’anno.

Nel 2019 sono stati più di 9.000 gli eventi organizzati, con una crescita dell’8% rispetto all’anno precedente.

I numeri del turismo del matrimonio in Italia sono davvero da capogiro. La media per ogni evento è di circa 50 invitati, per un costo complessivo che supera i 55 mila euro.

Il soggiorno, legato all’evento leisure, ha una durata variabile dai 3 ai 7 giorni, un periodo di tempo sufficiente per permettere a parenti e amici degli sposi di visitare e scoprire il Bel Paese.

Le coppie che scelgono l’Italia e le strutture di lusso per sposarsi provengono per la maggior parte da: Inghilterra, Stati Uniti e Russia a cui seguono Germania, Cina, India, Paesi Arabi. In aumento anche le coppie provenienti dall’Australia e dal Canada.

L’organizzazione perfetta degli eventi leisure

Un aspetto fondamentale, quando ci si occupa di eventi di questo tipo, è l’organizzazione perfetta e impeccabile. È fondamentale individuare le esigenze specifiche di ogni evento che variano a seconda della provenienza degli ospiti. Ospiti provenienti da nazionalità differenti avranno abitudini, richieste, tradizioni e culture diverse. Dal punto di vista tecnico-organizzativo è necessario strutturare la location perché risponda alle richieste e alle necessità di qualsiasi evento.

1. Preventivo personalizzato e prenotazione dell’evento

Per gestire ogni aspetto organizzativo strategico della struttura, tutto il flusso operativo dell’evento dev’essere controllato e informatizzato.

Per singolo evento è necessario tener traccia delle richieste del cliente effettuate a partire dalla prenotazione (prenotazione delle camere collegate all’evento, richiesta di servizi aggiuntivi o di attrezzature, aggiunta di pasti extra e/o servizi extra).

Un supporto indispensabile per la stesura dei preventivi è la personalizzazione di modelli in cui vengono aggiunti automaticamente i servizi extra richiesti.

È possibile che nella gestione di un destination wedding si abbia a che fare con due wedding planners: la prima nel paese di provenienza degli sposi, che ha con loro il contatto diretto, l’altra locale, che è quindi il riferimento della wedding planner straniera in Italia.

Alcune wedding planners ricaricano il prezzo ricevuto dalla location per proporlo agli sposi, determinando così il proprio prezzo di vendita; altre invece richiedono una commissione del 10-15% sul prezzo finito della struttura. È necessario tenere conto anche di questo aspetto in fase di elaborazione del preventivo.

2. L’organizzazione dell’evento, la suddivisione degli ordini per reparti e il report dei consumi per reparti

Per occuparsi dell’evento nella sua totalità, ottimizzando costi e tempi, è possibile tener traccia e pianificare messaggi per ogni reparto della struttura coinvolto nell’organizzazione dell’evento (Sale, F&B, Magazzino).

L’esigenza delle strutture ricettive per chi si occupa di matrimoni e di eventi privati, è di ottenere risultati soddisfacenti dalla gestione dei banchetti, delle cerimonie, dei ricevimenti con particolare attenzione ai consumi e la conseguente automatizzazione degli scarichi della merce dal magazzino.

Nella previsione di eventi con un numero sempre variabile di partecipanti, la necessità di avere dei report aggiornati sulle statistiche di consumo per reparto, sul costo pasto o sulle giacenze in magazzino è di vitale importanza per un’organizzazione efficiente e impeccabile.

3. Strutturare la comunicazione

Il periodo di soggiorno, soprattutto per chi viene da Paesi più lontani, dura almeno una settimana.

Imparate a profilare e a conoscere i vostri ospiti prima del loro arrivo, così da poterli indirizzare verso attività e attrazioni a cui possono prendere parte una volta arrivati nella vostra struttura. Suggerite pacchetti extra e tour coinvolgenti con i partner del territorio utilizzando l’email marketing e la comunicazione online.

4. Accertarsi di avere tutti i permessi

Accertatevi di essere in regola con le normative di sicurezza (impianto elettrico, antincendio) e con le regolamentazioni della capienza massima degli spazi.

Controllate sempre di avere tutti i certificati e i permessi necessari: HACCP, SIAE etc.

Consigliamo di consultare il proprio commercialista in merito.

Come prepararsi al meglio per ospitare matrimoni ed eventi

Nel caso in cui siano necessari degli interventi strutturali per aprirsi a questo settore, vi consigliamo di interpellare anche esperti nel settore specifico dei matrimoni, per ottenere utili consigli su eventuali migliorie pratiche da apportare.

È necessario verificare che l’impianto elettrico possa sostenere contemporaneamente tutte le strumentazioni che serviranno durante una cerimonia. Il blackout durante l’evento per un carico eccessivo sull’impianto è una delle cause più comuni di reclamo.

Per quanto riguarda l’illuminazione è essenziale assicurarsi che gli spazi messi a disposizione per l’evento siano ben illuminati. Dall’altro lato, le luci di base devono essere facilmente disattivabili, affinché non vadano in conflitto con impianti di illuminazione più suggestivi eventualmente richiesti dagli sposi.

Al fine di poter accogliere il maggior numero di eventi possibile e offrire disponibilità anche durante i periodi di bassa stagione, è necessario predisporre un “piano B”, ovvero una location al coperto che possa essere considerata scenica e suggestiva quanto la soluzione esterna.

Il regolamento comunale stabilisce l’orario limite per la fine della cerimonia, al fine di limitare il disturbo agli abitanti della zona. E’ comunque possibile – nella maggior parte dei casi – inoltrare una richiesta di permesso straordinario al Comune per poter protrarre l’orario dei festeggiamenti. Questo limite può ridursi o azzerarsi del tutto se la festa ha luogo in un ambiente interno dotato di buona insonorizzazione.

Prima di ogni evento o cerimonia, consigliamo di controllare sempre lo stato del parcheggio, della cucina e più in generale lo stato di manutenzione dell’intera location.

Organizzazione di Matrimoni giornalieri

La possibilità di organizzare matrimoni giornalieri presenta caratteristiche molto differenti:

• non è previsto il soggiorno di tutti gli invitati, ma spesso restano in struttura solo gli sposi o una ristretta cerchia di ospiti
• normalmente non viene richiesto l’uso esclusivo della location, e comunque non oltre la giornata della cerimonia
• rappresentano un vantaggio in termini di disponibilità della struttura, perché resta la possibilità di prendere prenotazioni per soggiorni nelle date non coinvolte

In questo caso, lavorando con pubblico e fornitori locali, il passaparola è uno strumento molto forte. Se offriamo un servizio di alto livello avremo sicuramente la possibilità di un numero elevato di eventi, non solo durante l’alta stagione.

Diventare casa comunale

Questa opportunità permette alla struttura di celebrare il rito civile all’interno dei propri spazi. In questo modo si apre la porta a quelle coppie non interessate a un rito religioso, ma che comunque desiderano una location suggestiva. Inoltre, questo tipo di soluzione permette di non doversi spostare dal luogo della cerimonia a quello del ricevimento.

Promuoversi come location per matrimoni, eventi e cerimonie

Al fine di poter promuovere la propria struttura come location ideale per l’organizzazione di matrimoni, cerimonie ed eventi privati, è necessario muoversi su più fronti.

Innanzitutto bisogna creare il materiale promozionale: organizzare uno shooting fotografico professionale, con fornitori che poi potranno essere collaboratori futuri (fotografo, catering, fioraio, illuminazione).

In secondo luogo, è fondamentale partecipare alle fiere ed eventi di settore e – se possibile – organizzare open day di accoglienza di future coppie.

Durante il servizio fotografico, gli open day, gli incontri in fiera di settore e durante qualsiasi visita, è fondamentale mettere in risalto le proprie unicità. Il fattore wow è l’elemento che può fare la vera differenza!

Come far tornare gli ospiti di un evento?

Far parte delle mete del turismo matrimoniale non ha riscontri solo sul guadagno immediato, ma è importante perché aumenta il flusso degli ospiti di ritorno.

Strutturate la vostra offerta e siate proattivi verso i vostri clienti. Informateli e invitateli a partecipare a feste o a eventi locali.

Dedicate ai partecipanti degli eventi leisure dei pacchetti promo o delle offerte speciali validi nei periodi di calma e di bassa stagione.

Studiate e sperimentate promozioni dedicate e invii email per fidelizzare i clienti e per trasformarli in abituali!